Habilidades y destrezas requeridas para el puesto: buena redacción, manejo de programas de informática (Word, Excel, Power point), ingles intermedio.
Horario de trabajo: 8:00am – 4:30 pm
Misión: Ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio.
Funciones:
1.- Se reciben instrucciones por parte de la Ejecutiva y pueden ser:
• por correo electrónico
• por skype
• por teléfono
2.- Al recibir las instrucciones y luego de revisar y enviar la documentación, la asistente debe notificarlo a la ejecutiva encargada, asegurándose de informar:
• fecha del envío
• courier y número de guía
• resumen de documentos enviados con su caso y código de producto correspondiente.
o
3.- Una vez la Ejecutiva recibe documentos/muestras de registro por parte del cliente, y luego de que la revisa, pasa la documentación a la asistente con la debida indicación de cómo proceder, para que le colabore con lo siguiente:
• asignación de códigos de casos C&M
• reproducción de documentos para nuestros archivos y corresponsales
• Escanear la documentación para SGA
• preparación de paquetes (documentos y muestras) y coordinación para envío a corresponsales y seguimiento para la entrega de los mismos al destinatario, información que debe ser reportada al ejecutivo encargado, al igual que su desalmacenaje y seguimiento con corredor de aduanas. (*)
• preparación de expedientes para nuestros archivos
• alimentación del Sistema con la información de registro del producto, conforme se van asignado los casos y los registros se van obteniendo.
• Escanear certificados y etiquetas cuando sea requerido.
• Mantenimiento ordenando e identificado de los archivos físicos y de la red de cada cliente.
• Actualización de archivos inactivos, una vez se completa el trámite de registro y se sube al sistema copia del certificado.
• Manejo de documentación y solicitudes del departamento (Notaria, Relaciones Exteriores, Consulado, Solicitud de Caja Menuda, Franqueos y control de documentación recibida)
(*) El envío se realiza con MBE y debe llevarse por país un file con copia de las guías de envío, factura comercial cuando aplica, la confirmación y factura correspondiente.
4.- La asistente debe informar y proporcionar a la Ejecutiva los datos del envío y copia del checklist.
5.- Elaboración mensual de informe de facturación. (Elaborado por Gabriela Romero en coordinación conmigo)
