Asistente Administrativa

OBJETIVO DEL CARGO Brindar apoyo administrativo asistencial mediante la atención, seguimiento, registro y control de trámites, actividades, documentación y requerimientos del área funcional, acorde con las normas y procedimientos internos, asegurando que la gestión integral de las acciones se realice de forma eficiente y efectiva. PRINCIPALES FUNCIONES 1. Brindar apoyo administrativo al equipo del área y servicio al cliente con alto nivel de profesionalismo, a fin de atender las demandas, mantener y promover relaciones de socios estratégicos. 2. Apoyar en el control y ejecución presupuestaria del área, mediante el monitoreo mensual de gastos, designación de recursos por tipo de gasto, transferencias, avisos de cargo, informes, supervisión de pagos a proveedores y procesos requeridos en el sistema financiero. 3. Colaborar en la preparación de materiales y en la organización y ejecución de actividades que se conduzcan en su área. Apoyar en la logística de las actividades, reuniones o seminarios que se organicen anticipando las necesidades o requerimientos de agendas, programas, invitaciones, convocatorias, equipo, materiales, etc. 4. Realizar trámites de viaje y contrataciones tales como: autorizaciones de viaje, contacto con hoteles, reservaciones, itinerarios, viáticos, seguros, relaciones de gastos, informes, trámite de facturas y otros. 5. Conocer y manejar formularios y sistemas institucionales requeridos para trámites diversos tales como: solicitudes de materiales y útiles de oficina, contrataciones de personal, solicitudes de compras, solicitud de salas y vehículos, traducción, sistema financiero, sistema de gestión, etc. 6. Redactar, revisar y corregir documentos tales como memorandos, cartas, informes administrativos y técnicos, actas, cuadros, gráficos, presentaciones, entre otros. 7. Alimentar y manejar bases de datos o páginas web requeridas, con el fin de facilitar información precisa y oportuna, cuando así se le solicite. 8. Manejar correspondencia y otros documentos del área en todas sus etapas: gestión, administración, control, clasificación, archivo físico y digital. 9. Atender oportunamente las llamadas telefónicas, recibir y canalizar los mensajes. 10. Ejecutar otras tareas propias del puesto.