Asistente Administrativa

Recibir a los visitantes y guiarlos a sus destinos correspondientes.
Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos y correspondencia tanto entrantes como salientes.
Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante.
Coordinar los servicios de mensajería y Courier.
Recibir, filtrar y distribuir la correspondencia entre los miembros del personal.
Redactar, archivar y revisar documentos, tales como recibos, reportes, memos, hojas de cálculos y otros documentos administrativos:
Recopilar información de diferentes herramientas con el objetivo de estudiar los datos y generar los reportes correspondientes.
Redactar, revisar y distribuir correspondencia.
Actualizar y mantener al día los procedimientos y guías existentes, las listas de contactos, entre otros.
Archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales, incluyendo correos electrónicos, recibos, reportes y otros documentos administrativos:
Escanear documentos físicos para respaldarlos de forma digital.
Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la base de datos.
Coordinar y agendar reuniones de negocios, entrevistas, citas, eventos corporativos y otras actividades afines:
Gestionar el calendario y coordinar el trabajo con las reuniones de negocios.
Generar el orden del día para las reuniones con el objetivo de que se lleven a cabo de manera eficiente.
Reservar los salones de conferencia necesarios u otros locales.
Tomar notas durante las reuniones laborales, generar un resumen y distribuirlo entre las personas correspondientes.
Encargarse de los preparativos de viaje de los ejecutivos de la compañía u organización.
Interactuar con clientes y terceros, gestionar sus archivos y resolver sus reclamos o encargarse de sus requerimientos de manera eficaz:
Llevar a cabo seguimientos y mantener buenas relaciones con los clientes.
Redactar y entregar documentos a clientes que soliciten información sobre proyectos y realizar el debido seguimiento.
Asegurar que los proyectos en proceso sean finalizados de acuerdo con el tiempo establecido.
Encargarse de la coordinación general de la oficina y resolver cualquier problema o requerimiento administrativo:
Solicitar y acordar la reparación y mantenimiento de los equipos de oficina.
Solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando materiales y equipos cuando sea necesario.
Realizar reportes de gastos.
Mantener su área de trabajo limpia y ordenada.