Archivista De Documentos En El Área De Contabilidad Temporal

Nombre del Puesto: Archivista de Documentos
Departamento: Contabilidad / Finanzas
Reporta a: Contador(a) General / Jefe(a) de Contabilidad
Supervisa a: No aplica
Ubicación: Santo Domingo Oeste

II.
Resumen del Puesto

El Archivista de Documentos del área de Contabilidad es responsable de la organización, clasificación, archivo, custodia y recuperación eficiente de todos los documentos contables y financieros de la empresa.
Su labor es fundamental para asegurar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información, facilitando las operaciones contables, auditorías internas y externas, y el cumplimiento normativo.
III.
Responsabilidades Principales

Recepción y Clasificación: Recibir, clasificar y organizar documentos contables (facturas, recibos, extractos bancarios, pólizas, comprobantes de pago, nóminas, etc.)
de acuerdo con los procedimientos internos y normativas vigentes.
Archivo y Custodia: Archivar físicamente y/o digitalmente los documentos en los expedientes correspondientes, asegurando su correcta ubicación y protección contra extravío, daño o acceso no autorizado.
Digitalización: Apoyar en la digitalización de documentos contables, garantizando la calidad de las imágenes y la correcta indexación para su fácil búsqueda y recuperación.
Control de Préstamos de documentos y Consultas: Gestionar el préstamo de documentos, llevando un registro riguroso de la entrada y salida, y atendiendo las solicitudes de consulta de información de manera oportuna y eficiente.
Mantenimiento y Depuración: Mantener el archivo limpio y ordenado, y participar en procesos de depuración y descarte de documentos según los plazos de retención establecidos por la ley y la política interna.
Confidencialidad: Garantizar la estricta confidencialidad de toda la información manejada en el archivo.
Soporte: Brindar apoyo al equipo de Contabilidad en la búsqueda y recuperación de información para procesos de auditoría, conciliaciones o cualquier requerimiento específico.
Inventario: Realizar inventarios periódicos del archivo para verificar la integridad y el orden de los documentos.
IV.
Requisitos del Puesto

A. Educación y Formación
Bachiller o egresado(a) de un programa técnico en Gestión Documental, Administración, Contabilidad o áreas afines.
(Opcional) Cursos o diplomados en gestión de archivos, digitalización de documentos, contabilidad básica.
B. Experiencia Laboral
Mínimo (1 año) de experiencia en funciones de archivo, preferiblemente en el área de contabilidad o finanzas.
Experiencia manejando grandes volúmenes de documentos.
C. Habilidades y Competencias
Organización y Atención al Detalle: Capacidad excepcional para clasificar, organizar y mantener el orden de grandes volúmenes de información, con un alto nivel de precisión.
Proactividad e Iniciativa: Habilidad para anticipar necesidades y tomar acciones sin supervisión constante.
Confiabilidad y Discreción: Integridad y respeto por la confidencialidad de la información financiera.
Orientación al Servicio: Disposición para apoyar y atender las necesidades de información del equipo contable.
Manejo de Herramientas Ofimáticas: Dominio básico de Microsoft Office (Word, Excel) y herramientas de gestión de documentos (escáner, software de archivo).
Gestión del Tiempo: Habilidad para priorizar tareas y cumplir con plazos establecidos.
Comunicación: Buena comunicación oral y escrita.
V. Condiciones de Trabajo

Jornada: Jornada completa ( de lunes a viernes 9am-6pm/ sabados 9am-1pm).
Ambiente: Trabajo de oficina, con posible necesidad de levantar y mover cajas de documentos.
Herramientas: Equipo de cómputo, escáner, impresora, archivadores.